Deur Mariëtte Odendaal
“In ’n wêreld waar werk, kinders, verantwoordelikhede en voortdurende druk mense maklik kan laat verval in ‘n patroon van bloot net saam te funksioneer, het ons gevoel daar is ’n behoefte daaraan om stadiger te leef, dieper te luister en doelbewuste teenwoordigheid te ervaar.”
Tertius Botha
Bestuurder: Administrasie en Inligting
NG Kerk Vrystaat
As lidmate is ons dikwels nie bewus van al die werk wat agter die skerms deur ons gemeentes se skribas gedoen word nie. Ons weet ook nie altyd hoe dikwels daar kommunikasie tussen ons gemeentes en die sinodale kantoor moet plaasvind om ons gemeente se wiele geolie te hou nie.
Om te verseker dat ons skribas optimaal opgelei en ingelig word, word daar gereeld skriba-opleidingskursusse aangebied, soos nou onlangs weer.
Ons het meer daaroor gaan uitvind, maar wou eers meer weet van die persoon verantwoordelik vir hierdie opleiding, naamlik Tertius Botha, Sinode Vrystaat se bestuurder van administrasie en inligting.
Tertius, wat behels jou posomskrywing vir Sinode Vrystaat alles?
“Alle personeel wat administratiewe dienste aan ons bedieninge lewer, val onder my toesig. Dit sluit in die bedieninge van Visionering (Taakspan Vrouebediening), Bedieningsbegeleiding, Teologiese Opleiding, Diens van Barmhartigheid, Vennote in Getuienis en Ondersteuning.
“Ek hanteer ook alles rakende die studentebeurse, naamlik aansoeke, toekennings en uitbetalings.
“Dan is ek ook verantwoordelik vir die administrasie van die mediese fonds, begrafnisdekking en Admed-gapingdekkingskemas.
“Ek moet ook sorg dat die rekenaars en die netwerk in die kantoor funksioneer en dat die databasis onderhou word.
“Die Argiefdiens val ook onder my toesig en vandaar word die skriba-opleiding aangebied.”
As ons op die Skriba-opleidingsgedeelte fokus, wat sou jy sê is die motivering vir hierdie opleiding in die algemeen?
“Die grootste motivering hiervoor is die oordrag van inligting. Ons het bewus geraak daarvan dat skribas nie altyd op hoogte is van hoe dinge in die sinodale kantoor werk nie. Baie van die vrae wat skribas aan ons kantoor rig, is ook dikwels dieselfde.
“Die skriba-opleidingskursusse skep dus geleenthede waar hierdie inligting effektief oorgedra en duidelike riglyne aan die skribas gegee kan word. Dit is byvoorbeeld van kardinale belang dat ons kantoor die korrekte inligting van gemeentes ontvang – iets wat die werksaamhede van ons sinodale kantoor aansienlik vergemaklik.”
Wat behels hierdie spesifieke opleiding alles?
“Ons kyk na alles wat na die Argief gestuur moet word en hoe om daardie inligting korrek te verwerk en deur te gee.
“Ons bespreek ook oorsigtelik die werksaamhede van die sinodale kantoor, die Kerkorde, die doel daarvan en hoe dit vir hulle riglyne gee om sekere aangeleenthede te hanteer. Ons bespreek ook met hulle die POPI-wetgewing en die handleiding wat daarvoor in hul gemeentes opgestel moet word. Elke gemeente moet hulle eie handleiding opstel wat uiteensit hoe hulle in terme van die POPI-wetgewing inligting insamel, wat hulle daarmee gaan doen, wie toegang daartoe gaan kry, hoe hulle die inligting gaan beskerm en hoe hulle te werk sal gaan om die databasis te onderhou. Ek help hulle met riglyne vir die opstel van hierdie handleiding.
“Ons hanteer ook die riglyne vir die opstel van agendas en die skryf van notules, asook hoe om die bydraes vir gemeentelike samewerking (pro rata) te bereken, en verduidelik dan ook waarvoor dit aangewend word.”
Wat is die uitkomste wat verwag word na so ’n opleiding; watter voordele het dit vir gemeentes en dan ook vir die NG Kerk Vrystaat?
“Dit skep rustigheid by die skribas. Baie van hulle het hul kantore oorgeneem met weinig tot geen leiding oor wat regtig van hulle verwag word nie. Die skriba-opleiding help hulle om hul taak ingelig uit te voer; dit skep vertroue.
“Tydens die sessies leer hulle mekaar ook ken en skep ’n netwerk van ondersteuning sodat hulle by mekaar om hulp kan aanklop. Dit maak ook die kommunikasiekanaal tussen die gemeentes en die sinodale kantoor oop.
“Om die een of ander rede probeer skribas eerder om eers self ’n probleem uit te pluis en daarmee te sukkel as om ons sinodale kantoor te skakel. Ná so ’n skriba-opleiding het hulle dan baie meer vrymoedigheid om die kantoor om hulp te vra, want dan het hulle ons leer ken tydens die kursusse. Die regstellings word dadelik gedoen en daar is minder verkeerde inligting wat die kantoor bereik wat later reggestel moet word.
“Dit bemagtig hulle ook om wanpersepsies rakende die sinodale kantoor wat soms by kerkrade bestaan, reg te stel. As die kerkraad byvoorbeeld onseker is oor waarvoor die bydraes vir gemeentelike samewerking (pro rata) gebruik word, het die skribas ’n basiese begrip daarvan en kan hulle dit aan die kerkraad deurgee of na die regte persoon in die sinodale kantoor verwys wat aan hulle die regte inligting kan verskaf.”
Jy het onlangs weer so ’n skriba-opleidingskusus aangebied. Wat het dit vir die mense beteken?
“Reneé Ferreira, skriba van die NG Gemeente Fichardtpark het laat weet: ‘Hiermee wil ek graag vir jou baie dankie sê vir die wyse waarop jy die skriba-opleidingsdag aangebied het. Al is ek al vanaf Oktober 2013 as skriba aangestel, bly dit ’n voorreg om so ’n opleidingsdag by te woon. Dit voel vir my belangrik om sulke geleenthede te mag gebruik om seker te maak dat dit wat ek doen nog op die regte standaard is. Dit is ook wonderlik om met ander skribas van ander gemeentes kennis te maak. Ons leer mekaar ken, en snaaks genoeg is die probleme wat ek ervaar ook die probleme wat ander skribas ervaar. Dit is goed om met mekaar te gesels en saam met jou nuwe oplossings vir die probleme te vind. Dit is vir my lekker om my kennis met ander te deel en ook as hulle my help met dit waarmee ek sukkel. Daar het juis al ’n paar skribas by my op kantoor ’n draai kom maak en ons het (na aanleiding van die kursus) lekker gesels oor gemeenskaplike uitdagings en vreugdes.’
“Matty Last, skriba van die NG Gemeente Parys-Oos, vertel: ‘Ons het daarvan gehou dat ons ingelig is oor die mense wat die sinode verteenwoordig. Ons hou ook daarvan dat hulle kontakbesonderhede vir ons gegee het indien ons hulle wil kontak rakende onsekerhede. Die inligting oor hoe om die argiewe te benader help ook baie. Ek het daarvan gehou dat hulle ons gewys het hoe om relevante dokumente by die regte datums te liasseer. Die inligting is op ’n baie besondere manier oorgedra. Jy ken die argiewe-veld deeglik en is ’n innemende en vriendelike persoon. Die kos en versnaperinge was ook regtig baie lekker gewees. Dit was voorwaar ’n aangename en leersame ervaring en ons sien uit daarna om weer so ’n opleidingsessie by te woon as dit weer vorentoe aangebied word.’”
Wil jy meer weet?
Kontak Tertius Botha by tbotha@ngkvs.co.za vir meer inligting.
