Deur Mariëtte Odendaal
Dis laatmiddag in ’n hoë gebou waar ’n vrou besig is om gange te stofsuig en snippermandjies leeg te maak. Niemand wat in die netjies versorgde gange stap, merk haar eintlik op nie, totdat sy dié dag genader word deur ’n Nobelpryswenner en staatspresident. Hy verskoon homself daardie dag vir ’n oomblik by sy gas en stap na dié vrou om vir haar te gaan dankie sê vir die belangrike werk wat sy doen. Haar naam is onbekend. Die man was Nelson Mandela.
Die meeste van ons besef nie aldag hoeveel mense agter die skerms werk om te sorg dat onontbeerlike prosesse glad verloop nie. Een van hierdie werke is dié van ons kerkkantore se skribas.
Sondag ná Sondag skuif jy gemaklik op die kerkbank in en kan sonder enige spanning of liturgiese verantwoordelikheid die erediens geniet. Dis asof ’n mens aanvaar dat die musiek, blomme, afkondigings en PowerPoint-aanbieding of video sonder veel moeite net maar elke Sondag daar is. Of jy gaan sit in by ’n vergadering met die netjies getikte agenda en notule in jou hand, min wetend hoeveel werk agter die skerms gedoen is om dit moontlik te maak.
Vandag wil ons aan ons skribas kom dankie sê vir die werk wat hulle so in die stilligheid doen: om te sorg dat ons eredienste, fondse en nog vele ander kerkverwante sake deurlopend in orde is.
Ons het by ’n paar van ons skribas meer gaan uitvind oor hierdie onmisbare rat in die groot masjien van gemeentewerk wat hulle voortdurend ge-olie moet hou.
Sondag ná Sondag skuif jy gemaklik op die kerkbank in en kan sonder enige spanning of liturgiese verantwoordelikheid die erediens geniet. Dis asof ’n mens aanvaar dat die musiek, blomme, afkondigings en PowerPoint-aanbieding of video sonder veel moeite net maar elke Sondag daar is. Of jy gaan sit in by ’n vergadering met die netjies getikte agenda en notule in jou hand, min wetend hoeveel werk agter die skerms gedoen is om dit moontlik te maak.
Vandag wil ons aan ons skribas kom dankie sê vir die werk wat hulle so in die stilligheid doen: om te sorg dat ons eredienste, fondse en nog vele ander kerkverwante sake deurlopend in orde is.
Ons het by ’n paar van ons skribas meer gaan uitvind oor hierdie onmisbare rat in die groot masjien van gemeentewerk wat hulle voortdurend ge-olie moet hou.
As jy lees wat alles van skribas verwag word, raak jy skoon uitasem. Ons wou weet wat dit alles behels.
Een van die skribas laat weet: “My werk behels onder andere die hantering van betalings, die opdatering van ons begrotings (dankoffers en uitbetalings) en algemene liassering. Ek moet ook nuwe gemeentelede ontvang, atestate vir nuwe lidmate aanvra, of dit wegstuur vir lidmate wat verhuis het, help met drukwerk vir gemeentelede, enige navrae hanteer en sorg dat die kleinkas genoegsame fondse het.”
’n Ander skriba laat weet: “Die kerkkalender is die riglyn van my dagboek. Onlangs het ons byvoorbeeld ’n bergfietsrit op ’n plaas aangebied en eetgoed moes verskaf word – die logistieke beplanning daarvan was byna soos dié van ’n basaar!”
“Ek is ook verantwoordelik vir die boekhouding van die kerk en moet toesien dat alle betalings gedoen en salarisse uitbetaal word. Die uitskryf van kwitansies vir kontantbydraes soos dankoffers of ’n funksie is ook deel van my werk.”
“My daaglikse kommunikasie word per e-pos en WhatsApp gedoen; laasgenoemde om ons lidmate op hoogte te hou van gemeentenuus. Sms’e word gereeld uitgestuur aan diegene wat verjaar. Ek werk met die Winkerk-program wat my werk baie vergemaklik.”
“Ek is ook verantwoordelik vir die opstel van die agendas van kerkraadsvergaderings en die notules daarvan. Soms moet daar ook advertensies geplaas word, soos byvoorbeeld as die gemeente ’n leraar wil beroep. Ek moet dit opstel en die administrasie daarvan hanteer.”
“Ek is ook verantwoordelik vir die aankondigings tydens Sondag-eredienste, die blomme en musiek in die kerk.”
“Ná die finansiële jaar (einde Februarie) moet ons skribas die argief opdateer. Dit sluit in al die gemeentegebeurtenisse van die afgelope jaar, soos registers van lidmate en dopelinge, die name van nuwe inwoners, mense wat oorlede is, die name van diegene wat belydenis van geloof afgelê het en algemene statistiek.”
Een van die skribas laat weet: “My werk behels onder andere die hantering van betalings, die opdatering van ons begrotings (dankoffers en uitbetalings) en algemene liassering. Ek moet ook nuwe gemeentelede ontvang, atestate vir nuwe lidmate aanvra, of dit wegstuur vir lidmate wat verhuis het, help met drukwerk vir gemeentelede, enige navrae hanteer en sorg dat die kleinkas genoegsame fondse het.”
’n Ander skriba laat weet: “Die kerkkalender is die riglyn van my dagboek. Onlangs het ons byvoorbeeld ’n bergfietsrit op ’n plaas aangebied en eetgoed moes verskaf word – die logistieke beplanning daarvan was byna soos dié van ’n basaar!”
“Ek is ook verantwoordelik vir die boekhouding van die kerk en moet toesien dat alle betalings gedoen en salarisse uitbetaal word. Die uitskryf van kwitansies vir kontantbydraes soos dankoffers of ’n funksie is ook deel van my werk.”
“My daaglikse kommunikasie word per e-pos en WhatsApp gedoen; laasgenoemde om ons lidmate op hoogte te hou van gemeentenuus. Sms’e word gereeld uitgestuur aan diegene wat verjaar. Ek werk met die Winkerk-program wat my werk baie vergemaklik.”
“Ek is ook verantwoordelik vir die opstel van die agendas van kerkraadsvergaderings en die notules daarvan. Soms moet daar ook advertensies geplaas word, soos byvoorbeeld as die gemeente ’n leraar wil beroep. Ek moet dit opstel en die administrasie daarvan hanteer.”
“Ek is ook verantwoordelik vir die aankondigings tydens Sondag-eredienste, die blomme en musiek in die kerk.”
“Ná die finansiële jaar (einde Februarie) moet ons skribas die argief opdateer. Dit sluit in al die gemeentegebeurtenisse van die afgelope jaar, soos registers van lidmate en dopelinge, die name van nuwe inwoners, mense wat oorlede is, die name van diegene wat belydenis van geloof afgelê het en algemene statistiek.”
So, met watter uitdagings het skribas soms te kampe?
Een skriba antwoord as volg: “Kommunikasie! As die nodige inligting nie reg gekommunikeer word nie, lyk dit soms asof die kerkkantoor nie weet wat aangaan nie; dit skep nie ’n goeie indruk nie.”
“Soms sukkel ons om mense betrokke te kry. In die verlede was daar meer mense wat bereid was om te help met funksies of projekte.”
“Die notulering van die magdom vergaderings is ’n groot uitdaging. Ons het 15 kommissies asook die kerkraad. Ek is verantwoordelik vir die notulering van al hierdie vergaderings. Die meerderheid van hierdie kommissievergaderings word kwartaalliks gehou en behels nogal baie werk.”
“Finansies is ons grootste probleem!” laat weet nog ’n skriba. “Ons moet baie hard werk om fondse in te samel.”
’n Ander skriba laat weet: “Ons gemeente is tans vakant asook een van ons buurgemeentes. Ek is verantwoordelik om dan vir beide gemeentes Sondae ’n predikant te reël; ’n behoorlike uitdaging! Omdat ons ook nie ’n orrelis het nie, beteken dit dat ek voor die tyd die liturgie van die predikante moet kry sodat ’n PowerPoint-aanbieding met liedere opgestel kan word vir die betrokke Sondag. Gelukkig het ons iemand wat Sondae die klank hanteer.”
Een skriba antwoord as volg: “Kommunikasie! As die nodige inligting nie reg gekommunikeer word nie, lyk dit soms asof die kerkkantoor nie weet wat aangaan nie; dit skep nie ’n goeie indruk nie.”
“Soms sukkel ons om mense betrokke te kry. In die verlede was daar meer mense wat bereid was om te help met funksies of projekte.”
“Die notulering van die magdom vergaderings is ’n groot uitdaging. Ons het 15 kommissies asook die kerkraad. Ek is verantwoordelik vir die notulering van al hierdie vergaderings. Die meerderheid van hierdie kommissievergaderings word kwartaalliks gehou en behels nogal baie werk.”
“Finansies is ons grootste probleem!” laat weet nog ’n skriba. “Ons moet baie hard werk om fondse in te samel.”
’n Ander skriba laat weet: “Ons gemeente is tans vakant asook een van ons buurgemeentes. Ek is verantwoordelik om dan vir beide gemeentes Sondae ’n predikant te reël; ’n behoorlike uitdaging! Omdat ons ook nie ’n orrelis het nie, beteken dit dat ek voor die tyd die liturgie van die predikante moet kry sodat ’n PowerPoint-aanbieding met liedere opgestel kan word vir die betrokke Sondag. Gelukkig het ons iemand wat Sondae die klank hanteer.”
Watter wenke het skribas vir leraars en gemeentelede ten opsigte van beter kommunikasie ?
“Daar kan eerder te veel gekommunikeer word as wat daar net aangeneem word dat die kerkkantoor is bewus van ’n saak,” meen een van die skribas. “Ons kantoor, leraars en leierouderling het ’n whatsApp-groep wat kommunikasie aansienlik vergemaklik.”
’n Ander skriba laat weet: “Die opdatering van ons kantoorstelsel word dikwels vertraag as gevolg van belangrike inligting wat soms sloer om aan ons verskaf te word. Dit sal ons werk baie vergemaklik as dit so gou moontlik by ons kan uitkom.”
“Gee eerder meer inligting as geen inligting nie,” is die raad van nog ’n skriba. “Dit sal dan ook baie help met die opstel van die nuusbrief vir die week; ek kan net inligting deurgee as ek daarvan weet. Dit is ook belangrik om die inligting te verifieer.”
“Ek het ’n baie goeie verhouding met die hele kerkraad,” vertel ’n ander skriba. “Ons verstaan mekaar. Ons het oop kommunikasie danksy WhatsApp en e-posse. Enige nuus van belang word dan dadelik aan hulle deurgegee.”
“Daar kan eerder te veel gekommunikeer word as wat daar net aangeneem word dat die kerkkantoor is bewus van ’n saak,” meen een van die skribas. “Ons kantoor, leraars en leierouderling het ’n whatsApp-groep wat kommunikasie aansienlik vergemaklik.”
’n Ander skriba laat weet: “Die opdatering van ons kantoorstelsel word dikwels vertraag as gevolg van belangrike inligting wat soms sloer om aan ons verskaf te word. Dit sal ons werk baie vergemaklik as dit so gou moontlik by ons kan uitkom.”
“Gee eerder meer inligting as geen inligting nie,” is die raad van nog ’n skriba. “Dit sal dan ook baie help met die opstel van die nuusbrief vir die week; ek kan net inligting deurgee as ek daarvan weet. Dit is ook belangrik om die inligting te verifieer.”
“Ek het ’n baie goeie verhouding met die hele kerkraad,” vertel ’n ander skriba. “Ons verstaan mekaar. Ons het oop kommunikasie danksy WhatsApp en e-posse. Enige nuus van belang word dan dadelik aan hulle deurgegee.”
So, hoe kan gemeentelede en predikante die werk van hul skribas help vergemaklik?
“Groter bereidwilligheid van gemeentelede om ons te ondersteun, sal baie waardeer word,” vertel een skriba. “Mense is geneig om te dink dat die kerkkantoor vir alles moet instaan; iets wat nie altyd moontlik is sonder ondersteuning nie.”
’n Ander skriba laat weet: “Samewerking is baie belangrik. Die meeste lidmate dink dat die skriba alles weet. In my geval is dit beslis nie waar nie. Inteendeel, dit voel of ek nooit weet van almal wat siek is of waar behoeftes is nie. Ek word soms selfs deur mense beskuldig omdat ‘die Kerk nie genoeg omgee’ vir hierdie of daardie persoon nie. Nog ’n skriba versoek: “Gemeentelede moet asseblief hande vat en saamwerk om fondse in te samel en planne help beraam om meer inkomste te in vir ons gemeentes; daarsonder kan ons as gemeentes nie bestaan nie.”
“Dit sal ook baie help as ons nie weekliks hoef rond te soek na predikante om te kom help preek by vakante gemeentes nie; dit sal baie help as leraars self aanbied om Sondae te kom preek.”
“En ’n belangrike (onontbeerlike) hulpmiddel sal ’n goeie WiFi-stelsel wees; dit sal ons ontvangs aansienlik verbeter.”
“Groter bereidwilligheid van gemeentelede om ons te ondersteun, sal baie waardeer word,” vertel een skriba. “Mense is geneig om te dink dat die kerkkantoor vir alles moet instaan; iets wat nie altyd moontlik is sonder ondersteuning nie.”
’n Ander skriba laat weet: “Samewerking is baie belangrik. Die meeste lidmate dink dat die skriba alles weet. In my geval is dit beslis nie waar nie. Inteendeel, dit voel of ek nooit weet van almal wat siek is of waar behoeftes is nie. Ek word soms selfs deur mense beskuldig omdat ‘die Kerk nie genoeg omgee’ vir hierdie of daardie persoon nie. Nog ’n skriba versoek: “Gemeentelede moet asseblief hande vat en saamwerk om fondse in te samel en planne help beraam om meer inkomste te in vir ons gemeentes; daarsonder kan ons as gemeentes nie bestaan nie.”
“Dit sal ook baie help as ons nie weekliks hoef rond te soek na predikante om te kom help preek by vakante gemeentes nie; dit sal baie help as leraars self aanbied om Sondae te kom preek.”
“En ’n belangrike (onontbeerlike) hulpmiddel sal ’n goeie WiFi-stelsel wees; dit sal ons ontvangs aansienlik verbeter.”
Wat geniet jy die meeste van jou werk?
Een van die skribas laat weet: “Ek werk met heelwat mense en baie van hulle kom en gaan. Dit is baie interessant om nuwe mense te ontmoet.”
“Ons kerkkantoor se deur staan altyd oop; mense kom deel hul lief en leed met my en hou ons op hoogte van hul kleinkinders se doen en late. Ons gesels dan tog te lekker. Op hierdie manier word goeie verhoudinge opgebou.”
Nog ’n ander skriba laat weet: “Soms het die ouer mense net ’n oor of skouer nodig, dan luister ons graag. Soms sukkel hulle met tegnologie, dan is dit lekker om hulle daarmee te help.”
“Dis ook baie lekker om behoeftige mense te kan help met byvoorbeeld klere wat lidmate skenk vir hierdie doel. Op hierdie manier bied ons kantoor ook waardevolle dienste van barmhartigheid aan ons gemeenskap.”
“Ek deel in baie lidmate se lief en leed,” vertel nog ’n skriba. “Baie lidmate soek net ’n oor om te luister. As ek vra of hulle graag met die predikant ’n afspraak wil hê, dan laat weet ek vir die predikant die naam en adres en kortliks waaroor dit handel. Die predikant sal dan self ’n afspraak met die persoon maak.”
’n Ander skriba laat weet: “Dis baie lekker as alles met funksies sonder haakplekke verloop; die goeie samewerking tussen ons lidmate is dan baie kosbaar.”
Een van die skribas laat weet: “Ek werk met heelwat mense en baie van hulle kom en gaan. Dit is baie interessant om nuwe mense te ontmoet.”
“Ons kerkkantoor se deur staan altyd oop; mense kom deel hul lief en leed met my en hou ons op hoogte van hul kleinkinders se doen en late. Ons gesels dan tog te lekker. Op hierdie manier word goeie verhoudinge opgebou.”
Nog ’n ander skriba laat weet: “Soms het die ouer mense net ’n oor of skouer nodig, dan luister ons graag. Soms sukkel hulle met tegnologie, dan is dit lekker om hulle daarmee te help.”
“Dis ook baie lekker om behoeftige mense te kan help met byvoorbeeld klere wat lidmate skenk vir hierdie doel. Op hierdie manier bied ons kantoor ook waardevolle dienste van barmhartigheid aan ons gemeenskap.”
“Ek deel in baie lidmate se lief en leed,” vertel nog ’n skriba. “Baie lidmate soek net ’n oor om te luister. As ek vra of hulle graag met die predikant ’n afspraak wil hê, dan laat weet ek vir die predikant die naam en adres en kortliks waaroor dit handel. Die predikant sal dan self ’n afspraak met die persoon maak.”
’n Ander skriba laat weet: “Dis baie lekker as alles met funksies sonder haakplekke verloop; die goeie samewerking tussen ons lidmate is dan baie kosbaar.”
Kontak gerus vir Tertius Botha, bestuurder van administrasie en inligting (NG Kerk Vrystaat) by tbotha@ngkvs.co.za vir meer inligting.
